根據貨代的工作特點，將日常工作中的貨運代理操作過程分為以下幾個步驟：“接單、訂艙、拖車/內裝、報關、文件、費收和其他”各環節，各環節相輔相成。
一、貨代操作流程的接單部分
接單工作原則上應該成為日常中“最優先”的工作環節。通常要求訂單必須快速有效。在第一時間內用最短時間確認業務的可操作性并予以安排。訂購人員通常在收到授權書后的15分鐘內要求確認以下三項基本信息。
（注）對于某些短時間內無法確認的信息，仍必須及時安排和跟蹤。例如，根據客戶和操作需要，將其轉移到下一個鏈接，然后對該流程進行后續處理，以確保下一個鏈接的有序操作。
1.查看客戶委托的內容并確認客戶服務要求（客服或訂單助理）
（1）接單人員必須預先審查客戶的委托內容。
（2）接單人員必須事先確認客戶服務要求。 （客服或訂單服務員）
2.運價核對、確認(客服或者接單員)
客服人員收到預訂表格后，必須確認運費和其他服務費用。
1.對于銷售部的業務，有必要與營業員核對運費和其他服務費是否正確，營業員將在預訂單上簽名并確認，然后預訂相應的船艙公司。 （注）特殊情況可以與營業員口頭確認，營業員將返回公司進行簽名確認。
2.對于公司業務，必須在預訂前及時與市場有關人員或生產線主管確認。
3.確認客艙（客戶服務或訂單服務員）根據客戶的委托，確認反饋符合要求的等級。
二、貨代操作流程的訂艙部分
通常，必須在預定航行日期的前7天安排預訂。對于可以提前接受委托的船運公司，他們應該獲得第一批預訂。在旺季，應根據市場情況適當提前。
通常，預訂應在計劃的航行日期之前的5個工作日內完成。在此期限內進行的業務委托通常要求在訂單日期之內完成預訂，并且最遲在一個工作日內完成預訂。
三、拖車/內裝(調度)
客戶委托的拖車、內裝和/或者報關等要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質和市場環境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協商調整并告知理由和風險。
